3-1-mailroom-solutions2.jpg

Mailroom Solutions

Gør din håndtering af al indgående kommunikation fra alle kanaler automatisk. Det sparer enormt meget administrationstid og reducerer omkostningerne.

Håndter indgående kommunikation automatisk

  • Direkte og indirekte tids- og omkostningsbesparelser
  • Fuldt overblik – letoverskuelig struktur af indgående kommunikation, samlet og opdelt efter kanal
  • Gør det nemt at styre kommunikationen efter dine behov
  • Fremtidssikret i forhold til kommende kommunikationskanaler

Spar tid på indgående kommunikation

Unødig administration af en stor kommunikationsstrøm kan blive en saga blot. Kontakt os, så løser vi problemet sammen.

Styr på kommunikationen

Datamængden fra elektroniske kanaler, f.eks. e-mail, digitale postkasser og webportaler, stiger hele tiden. Samtidig skaber brugen af nye kommunikationskanaler endnu flere inddata, der skal håndteres. For at gøre disse data tilgængelige for hele organisationen skal den fysiske kommunikation digitaliseres.

Med opdaterede og dokumenterede processer får du styr på hele din kommunikation. Det eliminerer tidskrævende og kostbar administration.

Automatiseret datahåndtering

Med Mailroom Solutions håndteres al indgående kommunikation automatisk. Data lige fra fysiske breve til digitale postkasser og webportaler indlæses og videresendes via sikre grænseflader til de rigtige IT-systemer og modtagere.

Den fysiske kommunikation udarbejdes og scannes, inden oplysningerne automatisk tolkes og analyseres. F.eks. identificeres dokumenttype og relevante dokumentoplysninger som f.eks. personnummer og sagsnummer. Selv elektronisk kommunikation fra blandt andet digitale postkasser og e-mail håndteres og analyseres i systemet. Derefter distribueres alle de digitale oplysninger via sikre grænseflader til de IT-systemer, hvor oplysningerne er nødvendige, såsom en e-mailklient eller et dokumenthåndteringssystem.

Alt efter dine behov findes der forskellige funktioner og tillægstjenester i Mailroom Solutions:

  • eDistribution – modtager kommunikation, tilføjer krævede metadata og leverer dem til det rigtige IT-system og den rigtige modtager.
  • Post Scanning – digitaliserer, klassificerer og analyserer fysiske breve, inden den digitale fil leveres som e-mail eller til et dokumenthåndteringssystem.
  • Forms Scanning – digitaliserer, analyserer og fortolker alle typer blanketter, spørgeskemaer og formularer med intelligent dataregistrering, der f.eks. genkender afkrydsningsfelter, fritekst og signaturer.
  • Image Scan – digitalisering af fysiske breve og konvertering af digitale bilag til billeder, som modtageren selv tolker.
  • Physical Archiving – tillægstjeneste til lagring af scannede fysiske dokumenter.
  • eArchive – tillægstjeneste til sikker digital lagring, der gør oplysningerne tilgængelige og søgbare. 

Giver overblik og sparer ressourcer 

Mailroom Solutions er et effektivt ledelsesværktøj, som giver et komplet overblik over al indgående kommunikation – både samlet og fordelt på kanaler. Den automatiske datahåndtering med ensartede og effektive regler for al indgående kommunikation reducerer også administrationsbehovet. På den måde kan du bruge dine interne ressourcer bedre.

Høj sikkerhed og GDPR-kompatibilitet

Mailroom Solutions leverer oplysninger med fremtidssikret teknologi via sikre systemer, som integreres i de dokumenthåndteringssystemer, du bruger. Løsningen er naturligvis tilpasset til al gældende lovgivning, herunder EU's databeskyttelsesforordning, GDPR.

Fuld systemintegreret løsning

Løsningen er fuldt integreret med forskellige dokumenthåndteringssystemer, f.eks.:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • ERP (Enterprise Resource Planning)
  • ESDH (Electronic System of Document Handling)
  • Case Handling System
  • E-mail

Spar tid på indgående kommunikation

Unødig administration af en stor kommunikationsstrøm kan blive en saga blot. Kontakt os, så løser vi problemet sammen.